Projeto: Principais Perguntas para Iniciar
Somos todos gerentes de projeto onde alguns gerenciam projetos como férias ou reuniões, enquanto outros executam implementações de novos sistemas de software, divisões de consolidação de empresas, lançam novos produtos, constroem edifícios ou, ainda, escrevemos nossos TCCs, teses, etc.
Enquanto a escala muda para diferentes tipos de projetos, a complexidade muda à medida que mais pessoas são afetadas e envolvidas. Contudo, no núcleo de qualquer projeto existem perguntas que devem ser respondidas para ajudar a começar de uma forma mais assertiva.
Aqui estão sete dessas perguntas que devem ser feitas e respondidas no início:
O que posso fazer nesta fase inicial para aumentar a probabilidade de sucesso?
Esta pergunta faz pensar nas principais coisas que devem ser realizadas agora. No início, principalmente, de grandes projetos, as pessoas concentram todo o seu esforço no planejamento. Embora o planejamento seja certamente importante, algumas vezes existem outras ações além de “planejar” que precisam ser realizadas com antecedência.
Quais habilidades preciso para concluir este projeto e quem pode me ajudar?
Raramente podemos fazer isso sozinhos ainda mais em grandes projetos. Além disso, essa pergunta deve ser feita várias vezes durante o curso do projeto para verificar se não estamos precisando de alguma pessoa com determinada habilidade. Obter as pessoas certas com as habilidades certas em sua equipe é fundamental e precisa ser feito o mais rápido possível.
Mesmo no momento de escrever seu TCC, tese, dissertação, etc será necessário contar com mais pessoas – orientador, colegas, pesquisadores… Toda e qualquer ajuda e habilidade extra é um auxílio a mais para atingir o sucesso do seu projeto.
Como posso influenciar e convencer essas pessoas a se comprometerem com este projeto?
Uma coisa é identificar as pessoas que você deseja na sua equipe. Outra é ajudá-los a entender por que os quer, os papeis que eles podem desempenhar e influenciá-los a se envolver quando tiverem outros interesses e oportunidades concorrentes. Mesmo em um ambiente corporativo onde as pessoas podem ser colocadas ou designadas para uma equipe, precisamos pensar em como obteremos seu compromisso, envolvimento e paixão nos resultados do projeto.
Quais são os principais resultados para este projeto?
Uma parte essencial de qualquer plano de projeto é descrever quais serão os resultados. Responder a essa pergunta é uma parte crítica do planejamento do seu projeto que, às vezes, é negligenciado, pois as pessoas se concentram apenas nos resultados finais, sem considerar os principais resultados do processo.
Quais são as principais etapas do meu plano de projeto?
Na verdade, essa é a pergunta que deseja responder, mas não é onde deseja começar. Comece fazendo um brainstorming sobre – “quais são as coisas que precisam ser feitas neste projeto?”.
Não se preocupe, pois logo de início não pensará em todas as possíveis coisas – algumas serão lembradas apenas durante a execução. Escreva no papel tudo o que puder pensar primeiro e depois faça a segunda pergunta – “quais são os principais passos?”.
Na sua lista poderá identificar as etapas principais e, em seguida, agrupar as outras etapas “dentro” das etapas principais.
Quão detalhado meu plano precisa ser nesta fase?
Pense na complexidade do projeto, no número de pessoas envolvidas e na habilidade e experiência dessas pessoas. Todos esses fatores (e potencialmente muitos mais) podem influenciar na decisão de quão detalhado é o plano.
Faça seu plano detalhado o suficiente para que tenha conhecimento de tudo o que deverá responder e onde as pessoas que irão lhe ajudar saibam o que é esperado delas.
Talvez o plano precise de mais detalhes posteriormente e isso é uma das coisas que deverá considerar e equilibrar no início do projeto.
O que posso fazer nesta fase inicial para garantir menos riscos e obstáculos durante o curso do projeto?
Pense no final do projeto por alguns minutos. Imagine hoje que obstáculos e pontos de tropeço tiveram que ser superados para chegar a essa conclusão bem-sucedida.
Depois, volte e pergunte a si mesmo como pode eliminar ou superar os obstáculos desde já. Esse é um dos melhores usos do seu tempo no início –tomar medidas para reduzir ou eliminar obstáculos antes que estes ocorram e interrompam ou atrasem seu projeto.
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